A tecnologia está presente em todos os níveis de trabalho dentro de uma empresa. Com as possibilidades de automatização de processos, redução de custos e mitigação de erros trazidos pelos softwares voltados para a gestão, ficar de fora dessa tendência mundial é perder espaço no mercado competitivo.

Isso não é diferente com o software de RH, que auxilia a gestão de pessoas. Esse tipo de programa oferece meios para melhorar táticas e estratégias do RH e acelerar registros e análises de informações operacionais.

Investir recursos de sua empresa na aquisição de um software pode ser uma decisão acertada e trazer inúmeros benefícios, como:

Mas como saber qual solução é a mais adequada? Separamos dicas para você fazer uma boa escolha!

1. Busque pelo diferencial

Um dos principais pontos a se considerar na hora de optar por um sistema é o que ele pode oferecer de especial para sua empresa e como ele pode colocar sua busca por talentos e seu planejamento da força de trabalho em um novo patamar.

Por exemplo, softwares que possuem uma estrutura para desenvolvimento de know-how e melhorem o envolvimento dos colaboradores trarão aquele “algo a mais” que o RH está precisando.

2. Escolha um software de RH com certificação

Ter a certeza de que o programa foi desenvolvido por experts no assunto e possui os mais altos padrões de qualidade é um conforto e tanto na hora da decisão.

Certificações e credenciais técnicas expedidas por órgãos reconhecidos no mercado garantem que o sistema atenderá às suas necessidades e não trará dor de cabeça para sua gestão de pessoas.

3. Defina as necessidades do setor

É essencial ter em mente quais são as especificidades de sua empresa e os aspectos do setor de RH que mais precisam ser trabalhados e melhorados.

Por qual motivo sua companhia precisa de um software de RH? Como será usado? Essas e outras perguntas devem ser elaboradas pela equipe de RH para que a utilização do sistema esteja bem alinhada às metas e aos projetos da empresa.

4. Realize uma pesquisa minuciosa

São muitas as ofertas de softwares de gestão disponíveis no mercado. E por isso é preciso atenção especial e paciência na hora da pesquisa, para não contratar um serviço que, em vez de resolver, trará mais problemas para o RH.

Leia publicações atuais sobre o assunto, peça auxílio de colegas especialistas na área e faça uma compilação das funcionalidades e compatibilidades de cada oferta. Como dito anteriormente, dê atenção especial aos diferenciais de cada software.

5. Analise as capacidades do programa

O que o software tem a oferecer? Quais são os serviços inclusos? Como ele pode trazer inovação para a gestão de pessoas? Investigue bem as características de cada utilitário e escolha o que se adéqua melhor às suas metas de crescimento.

Opte por programas que permitam uma integração maior entre os setores de RH, TI e de outras áreas.

6. Faça um teste antes de contratar

Nada melhor do que ter uma experiência prática para conhecer melhor o terreno em que se está entrando. Dê preferência a fornecedores que possibilitem à sua empresa realizar um test-drive do software.

Leve em consideração:

  • a facilidade de aprendizado pela equipe;
  • a integração com o sistema atual; e
  • as necessidades específicas de sua companhia.

7. Foque em armazenamento e compartilhamento

Ter espaço para guardar um número cada vez maior de arquivos, como é a realidade de muitos setores de RH, evita muitos problemas futuros. E ter um sistema que facilite o compartilhamento entre usuários internos e externos poupa tempo e trabalho, além de ser mais seguro.

Softwares que tenham hospedagem na nuvem é a resposta mais adequada para esse quesito, pois eles permitem um armazenamento escalonar sem muitos custos. Além disso, por rodarem na internet, simplificam o envio e recebimento de arquivos.

Escolher o software de RH mais adequado é uma tarefa que deve ser feita com muito cuidado, levando em consideração os focos de sua empresa.

8. Opte por um sistema de pastas inteligentes

Já parou para analisar quantos processos são realizados pelo setor de RH? Para que todos eles sejam eficientes, é necessária organização. Em especial, quando se trata do arquivo de documentos, como:

  • contratos;
  • folhas de pagamento;
  • currículos;
  • admissionais e demissionais;
  • relatórios, etc.

No passado, todas essas informações ficavam em um arquivo físico que, quando bem- ordenado, facilitava a busca por um documento. Do mesmo modo, um software de RH precisa ter um sistema de pastas inteligentes que forneça um gerenciamento prático do arquivo virtual, facilitando o encontro de dados importantes.

9. Observe a velocidade

Vivemos em uma época na qual muitas informações são transmitidas em tempo real, e, por isso, algumas decisões precisam ser tomadas com a mesma rapidez. Entretanto, se o software de RH não tiver um bom desempenho ou velocidade, as demandas internas ficam morosas.

O resultado disso é que a organização tem reações mais lentas. E essa situação pode fazer a empresa ser engolida pela concorrência. Para evitar isso, verifique se a aplicação virtual responde com rapidez às solicitações feitas pelos colaboradores.

Por exemplo, talvez a instituição precise preencher com urgência uma função que está vaga. Sendo assim, o RH rastreará os profissionais internos que têm as habilidades compatíveis com esse cargo.

Se o software tiver um bom desempenho, logo aparecerão, na tela do computador, as fichas de todos os membros da equipe interna que se enquadram no padrão da vaga.

10. Verifique a barra de busca

Talvez esse aspecto seja desconsiderado, afinal não parece ser algo muito relevante. Mas uma barra de busca eficaz faz toda a diferença. Como assim?

Imagine que, para encontrar uma informação, o usuário tenha que digitar códigos ou números complicados. Isso geraria frustração e perda de tempo. Por outro lado, quando o campo de busca é intuitivo, com a digitação de qualquer palavra referente ao conteúdo desejado, em instantes aparecem as opções corretas.

Além disso, mesmo que a palavra não seja digitada da forma exata, o software entende o que o usuário intenciona. Isso é possível, pois o sistema classifica os arquivos por meio de palavras-chave, tornando a busca mais rápida e simples.

11. Faça um benchmarking

O benchmarking (processo de avaliação da empresa em relação à concorrência) é uma prática bem difundida no mundo corporativo. Isso não significa que a sua instituição deve espionar e copiar as práticas de outras organizações, mas aprender métodos inovadores e aplicá-los à realidade de sua empresa.

Talvez você esteja se perguntando: o que o benchmarking tem a ver com a escolha de um software de RH? A resposta é: tudo. Para entender melhor, imagine que sua organização pesquisou, analisou e decidiu por uma aplicação virtual.

Não seria prudente saber o que outras empresas que usaram ou usam esse sistema estão achando dele? Fazer isso é bom por, pelo menos, três motivos:

  • descobrir se o software é bem recomendado;
  • entender os prós e contras da aplicação; e
  • perceber como usá-lo com eficiência, aproveitando melhor as suas funcionalidades.

Fazendo assim, a possibilidade de acertar na escolha do software será maior.

12. Pense na mudança

O processo de transição de um sistema para o outro é sempre desafiador e pode ser traumático. Por isso, é importante que a empresa pense na possibilidade de contar com os serviços de profissionais especializados que conhecem o software.

Além disso, essa equipe dará consultoria e treinamento para os colaboradores de sua empresa. Dessa forma, os impactos da fase de transição serão minimizados.

Em resumo, é possível escolher um produto virtual que se encaixe nas necessidades de sua companhia. Para isso, siga as nossas dicas e, assim, terá bons resultados para o seu negócio!

Gostou de nosso artigo? Entendeu como identificar um software de RH eficiente e responsivo? Para ter ainda mais sucesso, entre em contato conosco e tenha uma orientação perita para fazer a melhor escolha!